Бухгалтерский аутсорс простым языком
Бухгалтерский аутсорсинг: что собой представляет и чем выгоден бизнесу?
Передача бухгалтерии на аутсорсинг означает, что первичный учет, составление отчетности и другие функции поручаются профессионалам. При этом руководители и учредители предприятия получают возможность вплотную заняться основной хозяйственной деятельностью. Не нужно изучать правила и нюансы бухгалтерского учета, но задача по организации полноценной бухгалтерии все равно решается успешно. И дополнительно удается сэкономить на зарплате, социальных взносах и налогах. Чтобы выбрать между штатным бухгалтером и специалистом на аутсорсе, просто внимательно прочитайте нашу статью.
Что это такое?
Под бухгалтерским аутсорсингом понимают делегирование функций ведения бухгалтерии и налогового учета стороннему специалисту или компании, которая оказывает бизнесу соответствующие услуги. Само слово переводится с английского как «внешний ресурс» (outsource) и предполагает привлечение к решению бухгалтерских задач независимых подрядчиков.
Индивидуальным предпринимателям удобно такое сотрудничество, так как оно позволяет не вникать в тонкости законодательства и практического ведения бухгалтерии. За них все делает аутсорсинговая компания. Плюсы есть и для крупных организаций: удается оптимизировать штат и снять с себя ответственность, в том числе за соблюдение бухгалтерских правил и стандартов, за правильность налогообложения и расчета зарплаты.
На Западе давно оценили экономический эффект и удобство бухгалтерского аутсорсинга. Например, в США почти весь малый и средний бизнес (примерно 90 %) использует данные услуги. В Европе показатель распространения аутсорсинга тоже очень высок: в той или иной мере прибегают к аутсорсингу более 85 % местных предпринимателей. В России услуга пока не настолько популярна, однако с момента ее официального появления на рынке прошло несравнимо меньше времени. После внесения в 2016 году изменений в Федеральный закон № 402 от 06.02.11 «О бухгалтерском учете» (ст. 7, ч. 3) вопрос был урегулирован, и бизнес в РФ получил разрешение на передачу бухгалтерии третьим лицам на независимое обслуживание.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
1. В зависимости от объема выполняемых функций и степени вовлеченности сторонних специалистов в деятельность предприятия-клиента:
- Бухгалтерское консультирование. Включает предоставление советов и разъяснений экспертов по запросам ответственных сотрудников юридического лица или ИП. По мере необходимости можно получить консультационную помощь в трудных случаях заполнения деклараций, проведения в учете нестандартных или редких операций, в иных ситуациях, требующих глубоких знаний бухгалтерского учета и длительного практического опыта.
- Бухгалтерское консультирование подходит в следующих случаях:
- ИП ведет деятельность самостоятельно, но не имеет на бухгалтерию достаточно времени и знаний;
- в компании работает только один бухгалтер, и качественно выполнять весь спектр задач он не в состоянии;
- бизнес периодически сталкивается с неоднозначными вопросами или двусмысленными положениями законодательства и заинтересован в профессиональной трактовке для недопущения ошибок или нарушений.
- Рекомендации специалистов на аутсорсинге доступны в рабочее время, а по условиям некоторых договоров — круглосуточно и без выходных. Они могут предоставляться как устно (в онлайн-конференции или по телефону), так и письменно (в чате, мессенджере, по электронной почте).
- Выборочный аутсорсинг. Подразумевает, что внештатный специалист берет на себя только часть обязанностей по ведению бухгалтерии. Чаще всего это наиболее сложные участки, например заполнение и сдача отчетности. А внесением проводок по текущим операциям, как правило, занимается собственный сотрудник компании.
- Решение о передаче конкретных функций стороннему специалисту принимается после анализа трудоемкости. Если некоторыми рутинными участками будет заниматься аутсорсер, то у ИП или штатного бухгалтера освободится время на другие задачи, более важные и приоритетные для бизнеса в текущий момент. Выборочный аутсорсинг можно использовать также для постановки и правильного ведения сложных участков бухгалтерии, например формирования отчетности для контролирующих органов. Стороннему специалисту можно поручить почти любую задачу, которую бизнес посчитает целесообразной.
- Полный аутсорсинг. При таком формате обслуживания вся работа бухгалтерии обеспечивается силами аутсорсинговой фирмы. Штат компании не задействуется. Предусмотрено получение доступа к клиент-банку и первичке. В обязанности независимых специалистов входит буквально все — от проводок и подготовки платежных поручений до расчета вознаграждений персоналу, удержаний и отчислений с ФОТ, от оформления любых видов отчетов до организации хранения архивных документов.
При этом клиент вправе включить в договор дополнительные услуги, которые необходимы его предприятию, исходя из особого характера деятельности. Аутсорсинговые фирмы предлагают как готовые тарифы с разным набором функций, так и гибкие, предполагающие включение в пакет обслуживания задач по желанию конкретного бизнеса.
2. В зависимости от конкретного участка, который передается на аутсорсинг:
- ведение первичного учета и кассовых операций;
- обработка авансовых отчетов, расчеты с контрагентами;
- расчет зарплаты, кадровое делопроизводство;
- ведение учета внешнеэкономической деятельности.
Наши специалисты будут рады вам помочь разобраться в любых вопросах, связанных с бухгалтерскими и юридическими услугами. Вы можете связаться с нами любым удобным для вас способом или оставить заявку на обратный звонок. Мы с удовольствием ответим на ваши вопросы.
Сколько стоит такая услуга?
Расходы на аутсорсинг определяются для каждого клиента персонально с учетом нескольких факторов:
- отрасли и направления деятельности;
- формы собственности, размера бизнеса и режима налогообложения;
- количества хозяйственных операций;
- штата сотрудников (для зарплатных участков);
- вида обслуживания;
- наличия дополнительных, специфических задач.
В базовый тариф обычно входят консультации, обработка первички, расчет зарплаты и налогов, составление бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Часто к ним добавляется ведение кассовой работы и эквайринга. Оплата производится каждый месяц, квартал или год. Чем больше период сотрудничества, тем оно выгоднее.
Риски аутсорсинга и как их избежать
При делегировании функций внештатным исполнителям нужно соблюдать осторожность. Если заранее знать о возможных проблемах, то удастся их предупредить:
1. Утечка конфиденциальной коммерческой информации. Чтобы защитить бизнес от раскрытия чувствительных данных, важно выбрать проверенного аутсорсера. Лучше, если это будет крупная фирма с хорошей репутацией и собственной службой безопасности.
2.Ошибки и санкции. Вероятность некорректных действий, а значит, и убытков по вине внештатных специалистов ниже, если сотрудничать с опытными исполнителями. Для максимальных гарантий ответственность специалистов, которые ведут вашу бухгалтерию, должна быть застрахована. Соответствующие условия можно прописать еще и в договоре.
3. Вред репутации. При регулярных расхождениях в расчетах с контрагентами, бюджетом и социальным фондом мнение о компании как о добросовестном хозяйствующем субъекте может быть испорчено. Не допустить этого поможет выбор грамотных специалистов с подтвержденным опытом и квалификацией. На современном рынке аутсорсинговых услуг достаточно большой перечень фирм и частных экспертов. Поэтому проблем с поиском подходящего исполнителя не будет.
Что дает передача функций бухгалтерии сторонней фирме?
Рассмотрим именно случай, когда аутсорсинг поручается не частному специалисту, а профильной организации. По сравнению со штатным бухгалтером это принесет бизнесу следующие плюсы:
1. Командная профессиональная работа. Фирмы, которые занимаются ведением бухгалтерии клиентов, нанимают разноплановых специалистов. Так, в штате всегда есть эксперт по расчету зарплаты или по казначейским операциям, аудитор и сотрудник, способный выполнять функции главного бухгалтера.
Один штатный работник не в состоянии уделять каждому участку бухгалтерии необходимое внимание. Нет времени разбираться в нюансах и проверять все с нужной тщательностью. В результате появляются ошибки, а за ними и штрафы. Аутсорсинговая фирма распределяет задачи с учетом трудоемкости и имеющихся компетенций исполнителей. К тому же ведется контроль за качеством работы специалистов, что сводит возможность просчетов к нулю.
2.Отсутствие проблем с кадрами. Делегирование задач независимым специалистам снимает проблемы больничных, незапланированных отпусков и внезапных увольнений работников. Аутсорсинговая фирма имеет в своем распоряжении большой штат и обеспечивает бухгалтерское обслуживание бизнеса бесперебойно.
3.Оптимизация расходов. Наемный сотрудник числится на работе даже в период низкой загрузки, ему приходится выдавать зарплату в прежнем объеме, начислять взносы, оплачивать отпуск и дни нетрудоспособности. Особенно эта ситуация актуальна для сезонных предприятий. Но если обеспечить ведение бухгалтерии по договору, то можно заказывать услуги по мере необходимости. Таким образом, бизнес будет тратить средства только на фактически сделанную работу.
4.Защита от штрафов. Аутсорсинговая фирма страхует профессиональную ответственность своих специалистов. Поэтому при ошибках в учете клиента по их вине все доначисления налогов, пени и неустойки полностью возмещаются.
Предложений по аутсорсингу много, так как таким фирмам не нужна лицензия, а их услуги востребованны. Среди них узкопрофильные агентства, которые занимаются исключительно бухгалтерским сопровождением предприятий, и большие организации, готовые взять на себя любые участки деятельности, в том числе смежные. При желании бизнес может заказать комплексное обслуживание: не только ведение бухгалтерского и налогового учета, но и аудит, юридическую помощь, консалтинг.
Мы придерживаемся принципа полной конфиденциальности
с нами Наш специалист даст Вам ответ
в течение 30 секунд