LOGO

Бизнес и бухгалтерское обслуживание на аутсорсе: как это работает?

/ Бизнес и бухгалтерское обслуживание на аутсорсе: как это работает?

Без бухгалтерского сопровождения бизнесу не обойтись. Во-первых, ведение бухучёта в соответствии с нормативными требованиями — обязанность юридических лиц и ИП по закону. Кроме того, качественно организованный учёт позволяет контролировать и оптимизировать расходы, повышает эффективность коммерческой деятельности. Компания может выбрать: сформировать собственную бухгалтерию и нанять нужное количество сотрудников или воспользоваться услугами специализированной бухгалтерской фирмы. Рассмотрим преимущества второго варианта.

В чём смысл бухгалтерского обслуживания силами сторонней организации?

В рамках этой услуги привлечённая по договору консалтинговая компания оказывает заказчику определённые бухгалтерские услуги. Это может быть полный комплекс мероприятий, необходимых для успешного функционирования бизнеса без собственного штата бухгалтеров, или сопровождение отдельных направлений. В базовом случае бухгалтерское обслуживание включает подготовку и сдачу отчётности, расчёт налогов и сборов, взаимодействие с налоговым органом.

Услуги внешней бухгалтерии могут потребоваться как малому и среднему, так и крупному бизнесу. Причины бывают разные:

  • принципиальное решение компании, которая не видит необходимости во внутреннем профильном отделе;
  • нехватка в штате квалифицированных бухгалтеров, способных решить конкретные задачи или взять на себя весь объём возникающих вопросов;
  • претензии со стороны налоговой инспекции и других контролирующих органов, работа с которыми требует дополнительных ресурсов;
  • ситуации, когда собственный сотрудник неожиданно уволился, заболел, ушёл в отпуск.

С точки зрения объёма оказываемых бухгалтерских услуг сотрудничество со сторонней организацией может быть построено в форме:

  • комплексного абонентского обслуживания;
  • сопровождения отдельных направлений или проектов;
  • решения разовых или периодических задач.

Какие услуги входят в состав бухгалтерского обслуживания?

Набор услуг подбирается индивидуально под потребности, бюджет, масштабы и профиль деятельности заказчика. Тем не менее есть базовые компоненты, которые, как правило, включаются в договор на бухгалтерское обслуживание:

  1. Аналитическая работа (чтобы оценить, соблюдает ли организация требования законодательства, исследовать наличие финансовых рисков и неучтённых потерь).
  2. Ведение бухучёта.
  3. Мониторинг и контроль бухгалтерии (точности и полноты учёта, правильного хранения бухгалтерской документации и пр.).
  4. Подготовка и сдача всей необходимой бухгалтерской отчётности, а также иной финансовой документации.
  5. Контроль полной и своевременной уплаты налогов и сборов.
  6. Взаимодействие с ФНС в случае запросов сведений, проверок и споров.
  7. Минимизация налоговой нагрузки с использованием законных инструментов (выбор оптимальной системы налогообложения, использование льгот и т. д.).
  8. Подготовка отчётов для владельцев, инвесторов, акционеров компании.
  9. Проверка контрагентов, их финансовой надёжности и безопасности с точки зрения налогообложения.

Что включает в себя бухгалтерский учёт?

Услугу по ведению бухучёта следует расшифровать, поскольку она включает разнообразные задачи:

  • обслуживание расчётных счетов компании (открытие, закрытие, контроль операций);
  • подготовку платёжных поручений и распоряжений об оплате, документов для получения наличных и т. п.;
  • формирование кассовой документации, ведение кассовой книги;
  • расчёты лимитов наличных;
  • оформление приходных и расходных кассовых ордеров;
  • подготовку документации для получения кредитов для бизнеса.

Особый случай — услуга по восстановлению бухучёта. Она может оказаться востребованной, если первичные документы организации были утрачены полностью или частично (например, в результате реорганизации, аварийной ситуации или переезда).

Качественно восстановить бухучёт — нетривиальная задача, которую в большинстве случаев могут решить только профессионалы. В процессе применяются различные методики: от внутренних поисков следов транзакций и отчётов до взаимодействия с контрагентами. Объём, сроки и стоимость такой работы определяются индивидуально с учётом масштабов утраты документов.

Кроме того, отдельным блоком в состав услуг по бухучёту может входить сопровождение кадровых отношений:

  • расчёт заработной платы и других выплат сотрудникам;
  • оформление документов для расчётов с работниками;
  • расчёт и уплата НДФЛ, а также страховых взносов;
  • сопровождение зарплатного проекта.

Почему стоит поручить консультантам налоговый учёт?

Задачу по формированию налоговой отчётности и уплате в бюджет обязательных платежей особенно важно передать в профессиональные руки, поскольку любая ошибка может стоить очень дорого — от денежных потерь и блокировки счетов до приостановки бизнеса и удара по репутации. Российское налоговое законодательство весьма сложное и постоянно меняется, и отслеживать практику его применения трудозатратно. Профильные специалисты занимаются этим на постоянной основе, поэтому могут обеспечить полное соответствие учёта актуальным требованиям.

Услуги таких экспертов включают:

  • оформление первичной документации;
  • формирование и ведение регистров учёта;
  • расчёт корректной величины налогов и сборов, организацию их уплаты;
  • подготовку налоговой отчётности и подачу в ФНС;
  • сверку расчётов с налоговым органом;
  • ответы на запросы налоговой инспекции и СФР;
  • сопровождение проверочных мероприятий для защиты интересов налогоплательщика;
  • реализацию мер по снижению платежей в бюджет.

Систематизация бухучёта

Большое значение для качественного бухгалтерского сопровождения деятельности компании имеет учётная политика. Именно в ней описываются правила документооборота и порядок инвентаризации, приводятся применяемые формы документов и другие важные условия. Учётная политика составляется с соблюдением требований законов, отраслевых стандартов и рекомендаций уполномоченных органов, а при их отсутствии — на основании внутренних решений организации.

Этот документ необходим и в том случае, если бухгалтерию компании сопровождает не собственный штат, а сторонняя фирма. В этом случае ей и целесообразно поручить разработку регламента. После согласования заказчиком учётная политика вводится в действие приказом руководителя. При необходимости в неё можно вносить изменения, которые внедряются аналогичным образом.

Консультационные услуги

Есть случаи, когда компания не готова полностью передать бухгалтерское сопровождение на аутсорсинг, однако нуждается в профессиональных советах и ответах на отдельные интересующие вопросы.

Такой формат оказания услуг тоже возможен: специалисты помогают клиенту разобраться в сложных моментах и консультируют его на темы, связанные с бухучётом, налогообложением, подготовкой отчётности, соблюдением трудового законодательства и другими аспектами деятельности компании.

Кроме того, возможно консультирование по проектным или точечным вопросам, таким как подготовка экспертного заключения на тему «Как снизить налоговое бремя» или «Как организовать бухгалтерский документооборот при реорганизации».

Комплексное бухгалтерское сопровождение

Если компания планирует передать на аутсорсинг все перечисленные выше задачи, имеет смысл воспользоваться бухгалтерским обслуживанием под ключ. Этот вариант наиболее безопасен и эффективен для бизнеса, поскольку внешняя компания курирует все аспекты бухгалтерии предприятия, предотвращает возможные проблемы, минимизирует риски финансовых потерь и привлечения клиента к ответственности.

Комплексный бухгалтерский аутсорсинг предполагает, что исполнитель не просто формирует отчётность и прочую документацию:

  • но и следит, чтобы вся деятельность заказчика велась в соответствии с требованиями законодательства;
  • обеспечивает безопасность финансовых операций;
  • сопровождает документооборот для трудовых отношений;
  • разрабатывает решения по оптимизации налоговой нагрузки.

Большой плюс услуги под ключ в том, что заказчик не только снимает с себя заботы и расходы на наём собственного персонала, но и освобождается от необходимости выделять административные ресурсы для контроля за работой бухгалтерии. Это особенно полезный момент для малых и средних предприятий, которым невыгодно тратить средства на подобные орграсходы.

Кроме того, если заказать комплексное бухгалтерское сопровождение в многопрофильной компании, можно получить и дополнительные услуги, например юридическую поддержку бизнеса, помощь во внедрении эффективных систем учёта и электронного документооборота.

Внешняя бухгалтерия vs собственный штат: преимущества и недостатки

Если сравнивать два подхода, к плюсам аутсорсинга следует отнести:

  • Более высокое качество бухгалтерского обслуживания за счёт того, что в сторонней компании работает большая команда опытных профессионалов разного профиля. Поэтому для каждого заказчика подбирается своя экспертная группа с учётом направления деятельности и потребностей. Под сложные точечные запросы привлекаются узкие специалисты.
  • Независимость от людей. Собственные сотрудники могут заболеть или уволиться, а внешняя фирма гарантирует непрерывное предоставление услуг. Это позволяет неукоснительно соблюдать сроки подготовки и сдачи отчётности.
  • Снижение рисков. Исполнитель несёт ответственность за возможные претензии госорганов и наложенные ими штрафные санкции.
  • Прозрачность процессов. Внешние консультанты регулярно отчитываются о проделанной работе, поэтому её качество проще контролировать.
  • Снижение операционных затрат. Заказчику не нужно организовывать рабочие места для бухгалтеров, приобретать для них оргтехнику, программное обеспечение и прочие материальные ресурсы. Также издержки снижаются за счёт экономии времени и средств на наём и обучение персонала.
  • Сдельная оплата. Собственным сотрудникам нужно платить фиксированную зарплату независимо от загрузки, а с внешними консультантами можно согласовать размер вознаграждения в привязке к проделанному объёму работы.
  • Универсальность и адаптируемость. Команда внешних консультантов быстро перестроится под любые изменения законодательства или бизнес-стратегию заказчика.

Стоит отметить и некоторые минусы бухгалтерии на аутсорсинге:

  • Риск неожиданного расторжения договора при сотрудничестве с ненадёжной компанией.
  • Некачественное бухгалтерское сопровождение в случае выбора недобросовестного исполнителя.
  • Необходимость детального согласования цен, чтобы не переплачивать за услуги (например, при возникновении дополнительных задач).
  • Важность тщательного поиска организации, которая сможет оказывать все бухгалтерские услуги.

Очевидно, что все перечисленные недостатки устранимы. Нужно лишь уделить время и приложить должные усилия при подборе фирмы, которая будет работать качественно и компетентно.

Кроме того, большое значение имеет содержание договора на бухгалтерское обслуживание. В нём должны быть точно и подробно прописаны ключевые параметры сотрудничества: состав и формат, сроки оказания и стоимость бухгалтерских услуг, права и обязанности сторон.

Кроме того, нужно обратить внимание на следующие важные условия:

  • Ответственность консультантов и её ограничение. Оптимально, если фирма готова возмещать ущерб в полном размере и в течение 3-летнего периода с момента сдачи очередной отчётности (поскольку именно этот срок охватывают налоговые проверки).
  • Наличие у исполнителя полиса страхования гражданской ответственности, которое снижает финансовые риски заказчика.
  • Гарантии компании, которые должны касаться соблюдения всех договорённостей и качества услуг.
  • Порядок оплаты — по факту и в комфортном для бизнеса графике.
  • Обязанность консультантов по передаче заказчику всей подготовленной документации.
  • Конфиденциальность любой информации, полученной исполнителем от клиента.
  • Порядок обмена сведениями и сдачи работы.

Грамотно составленный договор, учитывающий интересы и потребности заказчика, — это гарантия того, что он сможет спокойно вести бизнес, доверив бухгалтерское сопровождение профессионалам.

Дата публикации: 01.10.2024

Возврат к списку